Kriterien und Messung der Effizienz der Arbeit eines Beamten im Homeoffice: Wie bewertet man einen Beamten, der aus den Augen ist

Wenn ein Beamter im Büro hinter einer Tür mit Schild sitzt, kann der Vorgesetzte hereinlaufen, sehen, was er macht, den Telefonanruf hören und die Auslastung sehen. Wenn der Beamte aber auf Remote-Arbeit umsteigt, verschwindet dieser Kontrollmechanismus. Der Hauptfragestellung: Wie kann man verstehen, ob er arbeitet oder nur auf der Leitung ist? Wie kann die Qualität seiner Arbeit gemessen werden, wenn man ihn physisch nicht sieht? Das Homeoffice eines Beamten ist nicht nur ein Komfort, sondern auch eine Herausforderung für das Managementssystem, das neue Ansätze zur Bewertung der Arbeit erfordert.

Warum funktionieren traditionelle Methoden nicht

In der staatlichen Verwaltung hat lange das Prinzip des „Anwesens“ geherrscht. Solange der Mitarbeiter an Ort und Stelle ist, arbeitet er. Dieser Ansatz ist im Homeoffice ineffizient. Man kann den Beamten nicht daran messen, wie oft er online ist, wie schnell er auf einem Messenger antwortet oder wie lange er den Cursor auf einem aktiven Bildschirm hält. Diese Metriken erfassen Aktivität, aber nicht das Ergebnis. Außerdem verursachen sie den Eindruck der Arbeit: Der Mitarbeiter kann auf dem Bildschirm klicken, aber keine Aufgaben lösen.

Ein weiteres Risiko ist der Verkussung in Richtung formeller Indikatoren. Zum Beispiel kann die Anzahl der ausgegebenen Dokumente oder bearbeiteten Anfragen leicht wachsen, zum Nachteil der Qualität. Im Büro könnte der Vorgesetzte dies nach dem Inhalt der Dokumente bewerten, während er auf Remote-Arbeit nur trockene Zahlen sieht, die leicht „hochgejubelt“ werden können.

Ein drittes Problem ist die Verwischung der Verantwortlichkeit. Im Homeoffice ist es schwieriger zu verfolgen, wer genau die Verzögerung bei der Genehmigung verursacht oder Fehler macht. Wenn das Team diszipliniert ist, ist es schwierig, persönliche Ergebnisse von gemeinsamen zu trennen.

Schlüsselkriterien für die Effizienz eines Beamten im Remote-Office

Um die Effizienz im Homeoffice zu bewerten, muss man vom Kontrollmechanismus der Anwesenheit zum Kontrollmechanismus des Ergebnisses übergehen. Es gibt mehrere Hauptkriterien.

Erster ist die pünktliche Erfüllung von Aufgaben. Es geht nicht nur um die Tatsache der Erfüllung, sondern um die Einhaltung der Fristen. Der Beamte muss Berichte einreichen, Dokumente vorbereiten, auf Anfragen antworten, die in festgelegten Zeiträumen. Aber hier ist es wichtig, die Auslastung zu berücksichtigen: Wenn dem Mitarbeiter zu viele Aufgaben zugewiesen werden, können die Fristen nicht aus seiner Schuld verletzt werden.

Der zweite Kriterium ist die Qualität der Arbeit. Er wird durch das Fehlen von Fehlern, die Richtigkeit der Dokumente und die Vollständigkeit der Informationen bewertet. Im Homeoffice ist dies besonders wichtig, weil der Vorgesetzte keine Rohentwürfe sieht, sondern nur das endgültige Ergebnis erhält. Daher ist es wichtig, ein System der intermediären Kontrolle zu implementieren: Zum Beispiel können Projekte einen Tag vor dem Fälligkeitstermin zur Überprüfung gesendet werden.

Der dritte ist die Produktivität. Wie viele Aufgaben werden in einer Zeiteinheit erledigt, wie viele Anfragen bearbeitet, wie viele Fragen gelöst. Aber hier ist Vorsicht geboten: Produktivität sollte nicht nur nach dem Umfang gemessen werden, sondern auch nach der Komplexität der Aufgaben. Eine komplexe Aufgabe kann 20 einfache wert sein.

Der vierte ist die kommunikative Effizienz. Wie schnell und präzise der Beamte auf Fragen der Bürger und Kollegen antwortet. Im Homeoffice wird die Kommunikation digital: E-Mails, Chats, Videokonferenzen. Die Qualität der Kommunikation kann durch die Geschwindigkeit der Antwort, die Klarheit der Formulierungen und die Vollständigkeit der Informationen bewertet werden.

Der fünfte ist die Initiative. Der Beamte führt nicht nur Anweisungen aus, sondern schlägt Verbesserungen vor, findet nichtstandardische Lösungen, nimmt Aufgaben an, die nicht in seine direkten Aufgaben fallen. Dieser Kriterium ist besonders wertvoll in der Remote-Umgebung, wo Proaktivität ein wichtiger Faktor der Beteiligung wird.

Messinstrumente: von der Zeitverfolgung bis zu KPI

Der einfachste Instrument ist die Zeitverfolgung, die Aufzeichnung der Zeit, die auf Aufgaben verwendet wird. Wie bereits gesagt, ist dies eher ein Hilfsmittel, das die Qualität nicht widerzuspiegeln. Es ist besser, es in Kombination mit anderen Methoden zu verwenden.

Das zweite Instrument ist das elektronische System zur Verwaltung von Aufgaben. In solchen Systemen wird festgehalten, wer, was und wann gemacht hat. Man kann verfolgen, wie lange eine Aufgabe in der Arbeit ist, wie oft sie zur Nacharbeitung zurückgegeben wurde und wie viele Genehmigungen sie durchlaufen hat. Dies gibt eine objektive Vorstellung von der Auslastung und der Effizienz.

Das dritte ist das System der Balanced Scorecard (KPI). Für jeden Mitarbeiter werden eigene KPI entwickelt, die die Spezifikität seiner Arbeit berücksichtigen. Zum Beispiel könnten für einen Mitarbeiter, der mit Bürgeranträgen arbeitet, die folgenden KPI entscheidend sein: Antwortzeit, Anteil der gelösten Anträge, Bewertung der Qualität aus Umfragen.

Das vierte ist die regelmäßige Rückmeldung von Kollegen und Bürgern. Umfragen, Fragebögen, Analyse von Anträgen. Dies ist ein subjektiver, aber wichtiger Datenquelle.

Das fünfte ist die planmäßige Qualitätsprüfung. Der Vorgesetzte kann gezielt Dokumente überprüfen, die von Remote-Mitarbeitern vorbereitet wurden, und ihre Übereinstimmung mit den Standards bewerten.

Probleme der Messung und ihre Lösungen

Das Hauptproblem ist das Vertrauen. Wenn ein Beamter aus den Augen ist, hat der Vorgesetzte den Verlockung, den Kontrollmechanismus zu verschärfen. Aber übermäßiger Kontrollmechanismus tötet die Motivation und schafft eine Atmosphäre des Misstrauens. Daher ist es wichtig, dass das Bewertungssystem transparent und vorhersehbar ist.

Das zweite Problem ist die ungleiche Auslastung. An manchen Tagen kann der Mitarbeiter überlastet sein, an anderen frei. Es ist wichtig, die Effizienz nicht nach einem Tag, sondern nach einem Zeitraum zu bewerten - Monat, Quartal.

Das dritte Problem ist das Fehlen klarer Standards. Viele Aufgaben von Beamten sind schlecht formalisiert und ihre Qualität schwer zu bewerten. Es ist notwendig, klare Kriterien zu entwickeln, was als „guter Ergebnis“ betrachtet wird.

Das vierte Problem ist der psychologische Komfort. Die Bewertung der Effizienz im Homeoffice kann von den Mitarbeitern als Einbruch in das persönliche Raum wahrgenommen werden. Daher ist es wichtig, die Ziele und Mechanismen der Bewertung zu erläutern, damit die Mitarbeiter sie nicht als Kontrolle, sondern als Hilfe sehen.

Rolle des Leiters: von Überwacher zu Mentor

Im Homeoffice ändert sich die Rolle des Leiters. Anstatt physischer Kontrolle sollte er Mentor und Koordinator werden. Seine Aufgabe ist nicht zu überwachen, sondern dem Beamten zu helfen, effizient zu arbeiten. Dies bedeutet regelmäßige Treffen, Diskussionen über Aufgaben, Schulung, Fehleranalyse.

Es ist wichtig, eine Kultur der Rückmeldung zu schaffen, in der der Mitarbeiter nicht vor Problemen zurückschreckt. Wenn er eine Aufgabe verzögert, sollte er die Möglichkeit haben, dies frühzeitig zu sagen, und nicht versuchen, „zu schmuggeln“.

Der Leiter sollte auch ein Beispiel für Transparenz sein: Seine eigenen Indikatoren zu zeigen, seine Effizienz zu diskutieren, offen über Schwierigkeiten zu sprechen.

Schlussfolgerung: Effizienz ist nicht die Stunden, sondern der Wert

Die Effizienz eines Beamten im Homeoffice wird nicht daran gemessen, wie viele Stunden er am Computer verbracht hat, sondern daran, welche Wert er für die Gesellschaft und das Land geschaffen hat. Dies erfordert von der Management-System neue Denkart: den Übergang vom Kontrollmechanismus zum Vertrauen, von formellen Indikatoren zu realen Ergebnissen, von Strafe zu Entwicklung. Das Homeoffice verringert die Effizienz nicht, wenn das Bewertungssystem neu gestaltet wird. Gegenteilig, es kann die Effizienz erhöhen, wenn Beamten mehr Freiheit und Verantwortung geben.

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